複数の仕事を並行して行う事が出来るのはなぜか

マネジメントなどを行う方々は、常に複数の業務を並行して行っています。
一つの仕事もしっかり出来ないのに、複数の業務を並行して行う人がいるなんて信じられないと考える人も多いのですが、こうした方々は何をどのように行っているのかわからないという事がないように、個人のタスク管理について、「マインドナップ形式」による記録を行っている方が多いと聞きます。

複数の業務が並行して進む中、複数のプロジェクトをうまく同時進行し、タスクが滞ることないように行っているマインドナップ形式とはどのようなものなのでしょうか。

マインドナップ形式の方法

プロジェクトにおけるマインドナップ形式の管理は、タスクの記入から始めます。
タスクは取引先、業務によって仕分けし、それをツリー上に下に向かって大項目から中、最終的にタスクとして落としていくという方法です。
タスクについては具体的な作業についてまでしっかり記入します。
このことによって、プロジェクトごとに同じタスク、例えば見積や企画書などが出てきた時でも、どのプロジェクトのものなのか、目で見て判断できます。

終わったタスクに関しては、そのたびに線を引いて消していきます。
その都度、終了したものを線で消していくことで、終了した仕事、継続している仕事が一目瞭然にわかりますし、モチベーションを保つことにもなります。

重要な仕事、人が複数かかわっている仕事は印をつけておく

自分が行う業務が完了しなければ、そのプロジェクトの業務が全てストップしてしまう重要な仕事、優先順位の高い仕事、また複数の人が関わっている仕事については星印でも二重丸でもいいので、はっきりわかるように印をつけておきます。

タスクを記載する時に、どのような事が必要なのか、順序や優先順位などを考慮して書き入れていくため、タスク漏れが無くなるという事もあります。
ツリー状に書いておくことで、順番を間違える事もありません。

マインドマップ形式を賢く利用する

仕事を始める時、パソコン業務ならパソコンへ、その他の業務なら目に見えるところに、マインドマップを貼っておきます。
すると、その日にやるべきことが明確になり、終了と同時に線で消していくため、最終的に最後のタスクにたどり着くまで、もう少し、後2つ、後1つのタスクが終了すれば今日の業務が完了！！と気持ちを積極的、前向きに仕事へ向かわせることができます。

マインドマップを利用する事で、その日に行う業務がバラバラにならず、明確に効率よく業務ができます。
またマインドマップのコツとして、面倒なプロジェクトから片づけていくと後が楽になります。
もちろん優先順位があると思いますので、そこはどのように管理するか、自分でしっかり考えます。

一つ一つタスクをクリアしていくなど、ゲームクリアのように考えて仕事をしていくと、ポジティブに高いモチベーションと集中力をもって業務に励むことができます。