計画を本当に実行するためのバッファ管理とは

しっかりとスケジュールを立てていたはずなのに、何かと余計な用事が入り、思うようにはかどらない、でもそこには往々にしてスケジュールオーバーとなっている計画が存在しています。
プライベートなら何とかなるスケジュールオーバーも、ビジネスの世界では「間に合わない」イコール「信頼すべきではない」人とされてしまいます。

余計な用事が入るというのも、生きているうえで必然的な事、その中でもしっかりとスケジュールオーバーとならないように管理したい、そこでバッファが必要となります。

バッファというのは何かというと、仕事のスケジュールという事に当てはめていくと、「遅れているスケジュールをスケジュール通りにするために利用する予備の時間」です。
これはビジネスの上で明らかに余裕がないスケジュールであっても、遅延を引き起こさないようにしていくために知っておくべき管理です。

余裕がないプロジェクトをバッファ管理する

業務は常に締切に追われています。
どのような仕事でも同じで、建設工事でも工期というものが存在しますし、作家は締切日があります。
オフィスでも商品の納期、書類の作成期限などが存在します。
こうしたスケジュールに余裕があるという事は少なく、通常、ぎりぎり、若しくはこんなスケジュール無理だよ！！という期限が定められていることが多いです。

タイトなスケジュールの中、スケジュール管理を行う場合、プロジェクト全体において、予備時間を作る、つまり、バッファを定めるとうまくいくケースが多いのです。
通常、作業工程ごとに呼び時間、バッファを設けるのですが、こうするとそこに頼ってしまう気持ちがどうしても出てきてしまうので、バッファをまとめて最後に持ってくることで、「あえて各作業工程に余裕を持たせず全体の中で余裕を持たせる」という方法をとります。

バッファ管理の方法

まずはスケジュールの場合、始まりと終わりがあります。
プロジェクトスタートと完了を決めたら作業の最小単位のタスクと所用日数を割出し、どのようなプロセスで動くのかを実際に図などにします。
この中で並行して作業できるプロセスや先に着手しておけるプロセスを抜き出して工程をまとめます。

この中で各プロセスについて、作業を行う担当者はバッファを見込んでいるのですが、バッファを各プロセスで見込まれると必ずその作業内でバッファを使い切って作業すればいいと考えてしまうので、あえてそのバッファを省きます。

最終的に各プロセスの最短所要時間を合計し、最後に本来入れるべきだったバッファを最終に持っていくことで、各プロセスでこれまで出てきていた余計な時間が省かれ、スケジュールがタイトであっても、最終納期に間に合うスケジュールが完成するのです。