経験の成果はパターンの成果

業務において、その業務に深くかかわり経験を持っている人は、新人の仕事と比較した時、スピーディで正確であり、成果品として相応しいモノを作り出します。
これはオフィスにおける企画書なども同じで、経験している方と全くの未経験者では、作り出すものに差が出てきます。

経験があるからと簡単にいいますが、経験があってもその経験を活かせていない人も少なくありません。
経験をうまく生かしているという人は、経験してきた作業のパターンをたくさん持ち、そのパターンをいつでも引き出せる状態にあるから仕事の効率もよく成果品も素晴らしいものとなるのです。

という事は、パターン化した業務をいくつも持っている方が、仕事を行っていく上で効率よく業務ができる優秀な人材となる事が出来るという事です。
では、このパターンを複数所有し、常に使える状態にしておくためにはどのようなことが必要になるのでしょうか。

自分の型をしっかりと作る

業務のパターン、「型」をしっかりと作るためには、業務の前にいかに効率よく業務を進めるか考え、作業を行い、型としてアウトプットできる形にしていくことが大切です。

物事を考える型としては、作業に必要なフレームワークを身に着ける事が必要です。
ここにはSWOT分析を活かす事が出来ます。
これは、目標達成について、どのように自分の強みを活かし、自分の弱みを克服できるのか、市場や顧客機会をいかに利用し、リスクを取り除くのかという質問を自分自身に問うことで、ビジネスの戦略を立てるという事です。

次に作業に必要となるマニュアルなどを型にします。
作業をするに当たり、抜けている部分がないか、チェックする際にはマニュアルを利用しますが、タスク処理の際にチェックリストという型を持っていれば、ミスのある作業になりません。

最後に、文書テンプレートの型を持ちましょう。
企画書や報告書などのビジネス上利用する文書の型をしっかり整備する事で、アウトプットして文書作成に活かすことができます。

テンプレートは文書を高品質なものに替えていけるアイテム

文書のテンプレートを利用していると、企画書などもテンプレート通りになって自分で思考する事が出来なくなるといいますが、それは、「今必要な文書が何か」という思考をしていないからです。

思考の型があればどのようなことが必要なのか、自分はどのような事が出来るのかと考える事が出来るので、企画書一つとっても、テンプレートを利用してさらに良質な企画書を作り上げていくことができるようになります。

テンプレ通りではなく、それをカスタマイズして質の高いものにしていくことができるのも、仕事を効率よくこなす「型」を作っているからできることです。
自分の型を増やし、作業に応じて引き出しからサッとだし、応用する事が出来るようになれば、効率のいい仕事ができるようになっていきます。